TEMA 4 : reuniones

Para que una reunión sea efectiva, el coordinador deberá tener en cuenta:

-        Las tareas a desarrollar

-        Normas para mantenerlas

Las tareas a realiza en una reunión guardan relación directa con las fases de la reunión:

1-    Orden de día

2-    Compromisos del equipo de trabajo relativos a la reunión

3-    Comunicación y participación

4-    Recapitulación o resumen de la reunión

5-    Evaluación de la reunión

LAS NORMAS de desarrollo  antes, durante y al finalizar la reunión

-        La reunión no debe extenderse más de una hora u hora y media : + allá de este tiempo el rendimiento del grupo deja de ser efectivo y disminuye la atención

-        Todos los participantes deben verse las caras, es conveniente que todos estén alrededor de una mesa redonda o elíptica y si no es posible, en sillas alrededor de la habitación

-        Cuidar los aspectos más formales del local: buena ventilación, sin ruidos excesivos o con interrupciones e otras personas

Antes de la reunión

1-    Hacer un esquema que tenga en cuenta

a.     Asistentes

b.     Tema objetivo a conseguir

c.     Puntos a resaltar

d.     Vías de solución acuerdo posible

2-    Planificar la reunión

a.     Programa: puntos a considerar y metodología

b.     Horario

c.     Prever posibles consultas y discusión

3-    Disponer los detalles

a.     Lugar, hora, material que se va emplear

b.     Enviar el orden del día a los asistentes

Durante la reunión:

1-    Comienzo

a.     Inicio puntual

b.     Exposición de los objetivos de la runión

c.     Presentar la metodología

2-    Presentación del tema

a.     Concretar los hechos a analizar

b.     Hacer participar a todos

c.     Estimular, sugerir y preguntar ideas

d.     Coordinar los puntos de vista

e.     Cumplir el orden del día y en el horario previsto

3-    Facilitar los debates

a.     Pedir colaboración y repartir responsabilidades

b.     Utilizar la información aportada por los participantes

c.     Conocer los aspectos que se van tratando

4-    Resumen y cierre de la reunión

a.     Enumerar los acuerdos y decisiones tomadas

b.     Acordar un plan de acción y repartir responsabilidades

c.     Precisar la fecha de la nueva reunión

d.     Terminar a la hora prevista

Después de la reunión

1-    Informar a los participantes de las decisiones adoptadas

2-    Realizar el seguimiento de los compromisos